miércoles, 31 de diciembre de 2014

Los usuarios y la gestión de proyectos: involucrarlos para alcanzar el éxito

Para que TI sea un área facilitadora de los proyectos que transforman y potencian al negocio, los CIOs deben ser capaces de gestionar los proyectos involucrando a todas las personas de la organización, desde los gerentes a los usuarios finales del sistema y durante todo el desarrollo del proyecto. ¿cómo lograrlo?

1) Levante el caso de negocios para asegurar un entendimiento adecuado de la situación, la necesidad y los desafíos que implica; pero sea realista, porque en estos casos no necesariamente están todas las transacciones o realidades de los procesos de negocios.

2) Identifique un Sponsor del proyecto que sea capaz de establecer un compromiso de las áreas usuarias de la solución. Este Sponsor le permitirá mantener vivo el proyecto, solucionar problemas políticos, movilizar a los usuarios para alcanzar los objetivos, pues al involucrar desde el principio, se genera confianza y se asumen los riesgos y costos del proceso.

3) Defina los alcances del proyecto, lo que implica ser un agente activo que asesora y propone metodologías y nuevas tendencias tecnológicas para desarrollar la solución.

4) Comunique durante todo el proceso. Difunda los avances, beneficios e impactos que tendrá  el proyecto en la forma de hacer las cosas. Procure hacerlo con un lenguaje simple, de manera integrada con el Sponsor del proyecto y a través de otros líderes informales que tenga la empresa.

5) Prepárese para la salida a producción, planificando la capacitación y entendiendo que en general la informatización de los procesos produce cambios de roles y por tanto rompe la forma habitual de hacer las cosas, cambia la vida de las personas e influye en su quehacer.

Así, al aplicar estos 5 puntos aumentan las posibilidades de lograr el éxito y obtener los resultados esperados, disminuyendo riesgos y las probabilidades de fracaso en los proyectos que TI aborda para el beneficio de diversas áreas al interior de la organización.

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Management: Vacaciones y TI

Hay consenso entre los profesionales de la salud y de desarrollo organizacional que las vacaciones aumentan la productividad laboral. También lo hay en que las tecnologías y plataformas de información deben estar disponibles siempre. ¿Cómo puede descansar tranquila el área TI?; ¿Cómo lograr el justo equilibrio entre las vacaciones y la continuidad operacional de los equipos en la empresa? Acá entregamos algunos tips que pueden ayudar en esta tarea:

  1. Planifica con suficiente antelación, idealmente antes que el resto de la organización, las vacaciones del Área TI: considerando reemplazos operativos y de soporte.
  2. Distribuye el trabajo en pares, de tal manera que el conocimiento de los nuevos proyectos que coinciden con la etapa estival o los que están por entrar en producción, estén compartidos y se puedan manejar contingencias adecuadamente.
  3. Recuerda, la responsabilidad no se delega. Los dueños de los proyectos siguen siendo los mismos y son responsables de entregar todos los protocolos e información para resolver contingencias mientras no estén presentes. El cliente no debe resentir el cambio temporal de contrapartes.
  4. Planifica las subidas a producción y pruebas, considerando el impacto que éstas tendrán:
    • Internamente, asegurándote que las competencias técnicas para resolver problemas post puesta en producción estarán disponibles. Externamente, el impacto que tendrá en la organización del cliente.
    • Es un período ideal para realizar pruebas, cambios de plataformas y tecnologías, al existir una menor cantidad de usuarios se puede tener un mayor control de las contingencias que puedan surgir una vez en producción.
  5. Entrega pautas de seguridad para los que se mantendrán conectados durante sus vacaciones:
    • Habilita una VPN en caso de ser necesario
    • Considera un antivirus y solución antiphishing para conectarse a través de cualquier red Wi-Fi pública.
    • Si los ejecutivos se llevan sus dispositivos con datos importantes, recomienda hacer una copia de seguridad antes de irse.
  6. En caso de que los ejecutivos claves de TI se mantengan disponibles, es bueno establecer expectativas sobre su capacidad y disponibilidad; agregando una notificación para alertar a los demás que su respuesta puede tardar un poco más  e indicando las coordenadas de las personas a cargo.
Si bien estos consejos pueden ser útiles a la hora de tomar el merecido descanso, la realidad es que para que cualquier negocio y/o Área TI opere adecuadamente debe estar ordenada, con protocolos de trabajo establecidos, las tareas bien repartidas y funciones claras. Si no lo ésta, el período de vacaciones puede ser una buena oportunidad para organizar todo.

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lunes, 1 de diciembre de 2014

Conoce el potencial de la información no estructurada para tu organización


Uno de los activos más preciados de una empresa es la información y el 80% de ésta corresponde a contenido no estructurado, que crece a tasas exponenciales. Su análisis tiene impacto en todas las áreas de la compañía: marketing, ventas, operaciones, logística, servicio al cliente, entre otras; las que acceden a optimizar procesos; identificar nuevas oportunidades de negocio o riesgos emergentes.

En el océano de contenido que implica el Big Data, la información no estructurada es clave, porque en ella hay conocimiento que puede hacer la diferencia entre la competitividad de una y otra empresa. Hoy tenemos la tecnología disponible para capturar, analizar, compartir y resguardar debidamente esta información y transformarla en un activo real que nos permitirá hacer análisis predictivo y gestionar la metadata para entregarle a los ejecutivos de la empresa información relevante, atractiva visualmente a través de dashboard y así optimizar la toma de decisiones.

Las tecnologías que permiten el análisis de datos evolucionaron: lo que en la década del 70 y 80 fue el Decision Support Systems con la minería de datos y cubos OLAP; a fines de los 90 fue la sofisticación del Business Intelligence para dar paso a los actuales desafíos del Big Analytics. Azurian implementa soluciones de análisis de contenidos de IBM (ICA) y aplicaciones de Google como Search Appliance, entre otras; que permiten interpretar texto y explotar las tendencias y patrones del contenido no estructurado y así apoyar la toma de decisiones.

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