Gestión de proyectos TI: El inicio de una nueva tecnología en ambiente productivo

El día de salida a producción (Go live), ha sido siempre la meta de un proyecto de implementación. Ésta es la suma de muchos esfuerzos como son: una completa planificación, contar con un patrocinador que generó compromiso de uso de la solución, conocer las etapas del proyecto y sus beneficios gracias a una correcta comunicación y una capacitación diseñada para que los usuarios usen la tecnología.
Sin embargo, para los especialistas, la gestión de proyectos TI no termina con la salida en producción; ahí recién comienza y es importante seguir acciones de corto, mediano y largo plazo para asegurar el éxito del proyecto.

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Hacer o no hacer un Plan Estratégico de TI con Consultor Externo

Las empresas y los CIOs que realizan un Plan Estratégico TI mejoran un 60% la eficiencia de sus tiempos. Muchos lo realizan internamente y otros con el apoyo de consultores externos quienes al momento de elaborarlo pueden aportar distintos enfoques:

1. Una visión crítica: un externo puede hacer un diagnóstico más objetivo de su situación y lo que requiere su organización o área. “Salir de la caja es más difícil al hacerlo internamente”.
2. Trabajar con metodología probada, enfocando el análisis en las oportunidades que lo llevarán a lograr un mejor desempeño y alineamiento con los objetivos de la compañía, y a resolver su necesidad con un sentido práctico.
3. Acceso a aceleradores como marcos de referencia, prácticas de industria y plantillas que permiten trabajar con mayor completitud y en menor tiempo, ayudando al cumplimiento del plan de trabajo y al valor de las oportunidades encontradas.
4. Contar con experiencia y conocimiento especializado, profundidad en los análisis, ya que un externo tiene práctica acumulada en proyectos de este tipo; trabajo en otras industrias con problemáticas similares y posee profesionales con conocimiento especializado y actualizado, no sólo en temas de tecnología, sino también en otras prácticas necesarias para tener una visión integral.
5. Tener un aliado para lograr el compromiso e involucramiento de los principales stakeholders de la organización. Vender el mapa de ruta definido para destinar los recursos, esfuerzos y apoyos necesarios que hagan realidad el plan.

El plan estratégico de TI es un emprendimiento para mejorar el rol estratégico de TI en la organización y darle visibilidad a todos los esfuerzos de valor que las áreas de tecnología realizan.

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El ROI de la Usabilidad

Los especialistas señalan que el ROI en usabilidad es de 8 euros por cada euro invertido y de acuerdo a los estudios de Clare-Marie Karat, consultora del Centro de Investigación de Watson IBM, se pudo demostrar que invertir US$60.000 en usabilidad antes y durante el desarrollo de una aplicación, permitiría ahorrar US$6.000 en el primer año de uso del producto y así en adelante.

De acuerdo a los estudios de Sun Microsystems, testear la usabilidad reduce los plazos de desarrollo entre un 30% a 50% ya que permite corregir errores antes de la marcha blanca. Por otro lado, más del 60% de los proyectos superan su presupuesto por motivos relacionados con la usabilidad.

Esta herramienta es clave para que un sistema de información sea entendible, inteligente, atractivo, intuitivo y manejable para los usuarios; ya que permite aumentar su productividad, reducir los costos de capacitación, acelerar el proceso de adopción tecnológica, disminuir la tasa de errores cometidos por el usuario y las incidencias en la mesa de ayuda.

¿Cómo alcanzar estos beneficios y por lo tanto el ROI derivado de una mayor usabilidad?

• Cuente con un prototipo que se transforme en el punto de encuentro entre el cliente/usuario y el equipo de desarrollo, para centrar el trabajo en las necesidades del usuario. 
• Aplique un test de usabilidad en el desarrollo de un sistema, ya que facilita la detección temprana de fallas y correcciones a tiempo. 
• Defina un sistema de control de calidad para recibir feedback directo de los usuarios; lo que se traduce en una reducción de los tiempos de pruebas y de plazos de desarrollo, favoreciendo una puesta en marcha más rápida. 
• Monitoree continuamente el uso del sistema después de la salida a producción, para saber si se está utilizando y cómo lo están utilizando. La utilización de software especializados en obtener estadísticas de uso y de navegación, junto con entrevistas a los usuarios son de gran ayuda para descubrir oportunidades de mejora. 

Una mejor usabilidad permitirá obtener ventajas competitivas, por ello es muy importante tenerla en cuenta al desarrollar proyectos en la organización.

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