Estrategia para comunicar el cambio

La comunicación es esencial para el éxito de los proyectos, permite que los cambios tecnológicos se produzcan de manera más efectiva y alineados con los objetivos estratégicos de una compañía.


Lo importante es tener en cuenta que la estrategia comunicacional es fundamental para inspirar, motivar, alinear e involucrar a las personas que participan de los cambios.

La clave está en comunicar el mensaje correcto,

a la audiencia correcta por el medio correcto

1. Crear un propósito compartido (Qué comunicar)
Lo fundamental es que todos conozcan el propósito del cambio, con un mensaje claro y coherente, esto debe ser transmitido a la organización a través de diferentes canales de información, con el fin de lograr una alineación de los colaboradores.

2. Contar con líderes que Comuniquen (Quién Comunica) 
El mensaje debe ser encarnado por los líderes de la organización, ya que ellos serán los encargados de reforzar y transmitir el propósito del cambio, es primordial que entiendan la importancia de la comunicación, además de transmitir confianza y credibilidad.

3. Identificar y escuchar las diferentes audiencias (A quién se comunica) 
Las organizaciones son complejas y tienen diferentes públicos, cada uno requiere mensajes y tipos de información específicos que se desprenden del mensaje principal. La comunicación no solo es entregar información, debe ser bidireccional, es muy importante generar espacios de escucha abierta con los distintos colaboradores impactados por los cambios, este feedback permitirá identificar de manera oportuna los riesgos que se puedan enfrentar durante el proceso de implementación de un proyecto.

4. Utilizar los canales de comunicación más adecuados (Cómo se comunica) 
Para que la estrategia de comunicación sea exitosa en el proceso de cambio es necesario pensar en la audiencia y los canales que para ellos son más efectivos. Reuniones, newsletter Se debe innovar en la forma de comunicar, según Melcrum, la transmisión de mensajes a través de videos por Internet se están posicionando para este tipo de objetivos.

Conoce más sobre Gestión del Cambio - ¿Te interesó? Contáctanos

. 

Transfiriendo el Cambio al Negocio

El momento de iniciar la operación de un nuevo proyecto (también llamado go live ) es complejo. Por lo general se presentan problemas o desafíos de alta complejidad e impacto, algunos de ellos inclusive inesperados para los más pesimistas. Esta etapa puede enfrentarse logrando la adecuada apropiación de los retos de la transformación en las áreas de negocio involucradas, así los problemas se abordan como organización y el éxito de la salida en vivo es una responsabilidad compartida.

Para lograr esta apropiación se requiere de un método de Gestión del Cambio denominado Business Readiness, este debe comenzar al menos un mes antes de la salida en vivo del proyecto y tiene como propósito que el equipo que lo ha desarrollado entregue paulatinamente el resultado a las Áreas de Negocio involucradas. Se construye a través de una serie de actividades que validan el cumplimiento de los objetivos y el alcance; las acciones de prevención en torno a la calidad y desempeño y la revisión en conjunto de las condiciones de liberación y entrega de las soluciones. El objetivo es revitalizar el propósito de negocio por el cual el proyecto fue creado e involucrar a los usuarios de negocio activamente en obtener su éxito.

¿Cómo lograrlo?

Si el objetivo de los proyectos es generar transformaciones de valor para la organización, ya no es suficiente con salir en vivo, el éxito depende de la apropiación de las áreas de negocio en usar las soluciones y los procesos. En las fases finales, procure dedicar un gran porcentaje a su cliente interno y a la capacidad de la organización para adoptar las mejoras provistas por el proyecto. Esta dedicación será recompensada al minuto de enfrentar desafíos o diferencias en la transición y en el uso de las herramientas.

Conoce más sobre Gestión del Cambio - ¿Te interesó? Contáctanos