Realizar todo tipo de trámites de manera más rápida y eficiente, evitando viajes innecesarios, gastos e interminables papeleos se consigue hoy gracias a la firma digital o electrónica, algo que se puede llevar a cabo desde cualquier lugar del mundo, sólo contando con un dispositivo conectado a la red.
Este revolucionario sistema de
Firma Digital Avanzada (FDA), Firma Electrónica Avanzada (FEA) o
Firma Electrónica Certificada, está por cumplir 16 años en América Latina y ha ejercido un rol estratégico en las empresas y en el desarrollo de la sociedad digital de los diferentes países.
Su aparición en la región ha sido gradual. A la partida de Colombia en 1999, le siguieron Argentina en 2001 y Chile en 2003. Posteriormente se han sumado Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Perú, Uruguay. En cada país la legislación ha girado en torno al comercio electrónico la firma de documentos digitales, certificados electrónicos, etc. que han permitido impulsar la economía digital, ya que la FEA o FDA tiene la misma validez legal que un documento de puño y letra.
Aplicaciones en el negocio
La FDA entrega seguridad en la realización de gestiones a distancia de toda índole, tales como
contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo, afiliación a Isapres y AFPs, acuerdos y convenios comerciales, por ejemplo seguros, venta de celulares, aperturas de cuentas corrientes y tarjetas de créditos, entre otros.
En el área de salud, permiten la firma en procesos médicos como ingreso a hospitalización, consentimiento clínico, ingreso a urgencia, procedimientos y altas, entre otros documentos.
En Chile, la Firma Electrónica Avanzada, desde hace dos años se utiliza para la creación de empresas en 1 día. Gracias a esto aumentó y transformó a Chile, después de Nueva Zelanda, en el segundo país del mundo en utilizar las herramientas digitales para favorecer el emprendimiento, los negocios y la creación de nuevas empresas.
Próximamente y gracias a lo dispuesto en la Ley 19.799 y su reglamento, los Notarios, Archiveros y Conservadores chilenos, podrán utilizar firma electrónica avanzada. Esto se traducirá en que los registradores emitirán electrónicamente todos los documentos que la ley permita, especialmente copias autorizadas de instrumentos públicos y privados, documentos protocolizados, certificaciones de firmas digitales estampadas en su presencia, protestos y constataciones de hechos y certificaciones referidas a registros y actuaciones. Además esta firma sirve como prueba en caso de juicio.
Los beneficios
Las empresas que parten usando FDA entran a un círculo virtuoso de gestión digital de sus procesos, accediendo a importantes beneficios como agilizar sus procesos de negocio, entregar una mejor experiencia digital a sus clientes y ahorro de costos por la despapelización de ciertos trámites.
Se estima que realizar un trámite en papel cuesta aproximadamente 1 dólar ($500) por cada persona involucrada en el proceso. Mientras que utilizar la FDA, el trámite en total no superaría los $150 y dado que en promedio participan dos personas, los ahorros por cada trámite son de al menos un
85%.
La despapelización y fin de trámites burocráticos derivados del uso de la FEA, tienen como consecuencia un menor uso de papel, de impresión, de almacenamiento y de administración de documentos. Ya no es necesario tener personal disponible para imprimir, sacar las firmas de algunos documentos en notaría, mandar las copias vía correo, entre otros trámites que quitan tiempo y generan gastos.
Otros beneficios es la mejora en los tiempos de acceso a la búsqueda de información y la garantía la confidencialidad de la información. Su uso intensivo es un paso adelante que permite potenciar la
gestión documental, agilizar la gestión de procesos gracias a la validación en línea de documentos y aumentar la eficiencia y productividad de empresas y el Estado.
Para la ciudadanía y el medio ambiente también es un avance. Los trámites se tornan más simples, con menos traslados y contribuye a la sustentabilidad del planeta, ya que gracias al menor uso de papel la tala de árboles disminuye sustantivamente.
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