Estrategia para comunicar el cambio

La comunicación es esencial para el éxito de los proyectos, permite que los cambios tecnológicos se produzcan de manera más efectiva y alineados con los objetivos estratégicos de una compañía.


Lo importante es tener en cuenta que la estrategia comunicacional es fundamental para inspirar, motivar, alinear e involucrar a las personas que participan de los cambios.

La clave está en comunicar el mensaje correcto,

a la audiencia correcta por el medio correcto

1. Crear un propósito compartido (Qué comunicar)
Lo fundamental es que todos conozcan el propósito del cambio, con un mensaje claro y coherente, esto debe ser transmitido a la organización a través de diferentes canales de información, con el fin de lograr una alineación de los colaboradores.

2. Contar con líderes que Comuniquen (Quién Comunica) 
El mensaje debe ser encarnado por los líderes de la organización, ya que ellos serán los encargados de reforzar y transmitir el propósito del cambio, es primordial que entiendan la importancia de la comunicación, además de transmitir confianza y credibilidad.

3. Identificar y escuchar las diferentes audiencias (A quién se comunica) 
Las organizaciones son complejas y tienen diferentes públicos, cada uno requiere mensajes y tipos de información específicos que se desprenden del mensaje principal. La comunicación no solo es entregar información, debe ser bidireccional, es muy importante generar espacios de escucha abierta con los distintos colaboradores impactados por los cambios, este feedback permitirá identificar de manera oportuna los riesgos que se puedan enfrentar durante el proceso de implementación de un proyecto.

4. Utilizar los canales de comunicación más adecuados (Cómo se comunica) 
Para que la estrategia de comunicación sea exitosa en el proceso de cambio es necesario pensar en la audiencia y los canales que para ellos son más efectivos. Reuniones, newsletter Se debe innovar en la forma de comunicar, según Melcrum, la transmisión de mensajes a través de videos por Internet se están posicionando para este tipo de objetivos.

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[Infografía] ¿Por qué nuestros equipos se resisten al cambio?

Al momento de implementar un nuevo sistema o tecnología, de enfrentar modificaciones en los procesos de negocios o cuando el equipo se traslada a otro lugar físico es común oír comentarios como “esto es muy complicado, nadie me preguntó, no tengo tiempo, nunca hemos hecho esto antes, va en contra de nuestra cultura, no tenemos los recursos, …” Todas estas son reacciones naturales de las personas que resisten el cambio. Para enfrentar esta resistencia y liderar una transformación, es clave entender cómo funciona, sus componentes y qué estrategias minimizan sus efectos y maximizan los beneficios de un nuevo proyecto.

Una dimensión importante de la Gestión del Cambio se refiere a promover una emocionalidad positiva hacia la transformación, sobre todo si se considera que en las distintas etapas del cambio surgirán diferentes emociones que van desde la negación hasta la confianza. Tenga presente que muchas de las personas de su empresa naturalmente se van a resistir a los cambios. Es fundamental, tener claras las fuentes de resistencia al cambio para generar las condiciones que permitan que el proceso de cambio sea más llevadero para todos.

¿Esta frente a un desafío de transformación? ¿Visualiza que tendrá que gestionar este tipo de situaciones?

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Gestión del Cambio: ¿sabe en quién y cuándo invertir?

La gestión del cambio es una pieza clave en la adaptación de las personas, en procesos de implementación de nuevas tecnologías o cambios en el negocio. Saber a qué equipos de trabajo poner mayor atención, identificar líderes y personas con influencia puede hacer la diferencia entre un proyecto que alcance y mantenga los beneficios obtenidos en el largo plazo y otro que no.

La gestión del ciclo de vida de la adopción tecnológica es una buena estrategia y método de gestión del cambio, esencial para asegurar los resultados esperados en cualquier proyecto de transformación del negocio: gestionando las comunicaciones, motivando a las personas y capacitándolas.

El Poder de la Usabilidad

Según el padre de la usabilidad, Jakob Nielsen, “si se invierte en una usabilidad del 10% del costo de un proyecto; se genera, en promedio, una mejora del 83% en las métricas de una interfaz”. 

Actualmente, todos o casi todos interactuamos a diario con sistemas de información, páginas web, software de negocios. En nuestras empresas la mayoría de los procesos está automatizado tanto interna como externamente: realizamos pedidos por internet y operaciones bancarias, aprobamos órdenes de compra, revisamos presupuestos, inventarios, etc.

Y aún cuando hacemos todo esto, expertos internacionales como Jakob Nielsen, indican que las aplicaciones de negocios y los portales web no han cumplido su promesa de simplificar ni adaptarse a las necesidades de los usuarios. La sensación que ellos tengan cuando trabajan en una aplicación es clave.

Sin usabilidad, es común ver a los usuarios peleando con el computador o que la tasa de productividad en una aplicación de negocios sea baja y que las horas dedicadas a capacitación de un sistema se disparen. Incluso puede llegar a un nivel tan crítico como hacer que proyectos fracasen porque los usuarios se niegan a utilizar la nueva tecnología por su complejidad de uso.

La usabilidad es mucho más que un buen diseño de la interfaz. Es importante que un sistema de información sea entendible, inteligente, atractivo e intuitivo. Cuando esto ocurre la usabilidad tiene el poder de:

• Mejorar la satisfacción de los usuarios
• Aumentar la productividad
• Reduce los costos de capacitación y aprendizaje
• Acelera el proceso de adopción tecnológica
• Disminuye la tasa de errores cometidos por el usuario
• Disminuye los costos de soporte al usuario

La usabilidad en  aplicaciones del core del negocio se vuelve un factor muy importante, no sólo por su masividad del uso de estas aplicaciones, sino también porque la productividad de sus usuarios contribuye directamente a hacer más rápidos los procesos de negocio.

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