Estrategia para comunicar el cambio

La comunicación es esencial para el éxito de los proyectos, permite que los cambios tecnológicos se produzcan de manera más efectiva y alineados con los objetivos estratégicos de una compañía.


Lo importante es tener en cuenta que la estrategia comunicacional es fundamental para inspirar, motivar, alinear e involucrar a las personas que participan de los cambios.

La clave está en comunicar el mensaje correcto,

a la audiencia correcta por el medio correcto

1. Crear un propósito compartido (Qué comunicar)
Lo fundamental es que todos conozcan el propósito del cambio, con un mensaje claro y coherente, esto debe ser transmitido a la organización a través de diferentes canales de información, con el fin de lograr una alineación de los colaboradores.

2. Contar con líderes que Comuniquen (Quién Comunica) 
El mensaje debe ser encarnado por los líderes de la organización, ya que ellos serán los encargados de reforzar y transmitir el propósito del cambio, es primordial que entiendan la importancia de la comunicación, además de transmitir confianza y credibilidad.

3. Identificar y escuchar las diferentes audiencias (A quién se comunica) 
Las organizaciones son complejas y tienen diferentes públicos, cada uno requiere mensajes y tipos de información específicos que se desprenden del mensaje principal. La comunicación no solo es entregar información, debe ser bidireccional, es muy importante generar espacios de escucha abierta con los distintos colaboradores impactados por los cambios, este feedback permitirá identificar de manera oportuna los riesgos que se puedan enfrentar durante el proceso de implementación de un proyecto.

4. Utilizar los canales de comunicación más adecuados (Cómo se comunica) 
Para que la estrategia de comunicación sea exitosa en el proceso de cambio es necesario pensar en la audiencia y los canales que para ellos son más efectivos. Reuniones, newsletter Se debe innovar en la forma de comunicar, según Melcrum, la transmisión de mensajes a través de videos por Internet se están posicionando para este tipo de objetivos.

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[Infografía] ¿Por qué nuestros equipos se resisten al cambio?

Al momento de implementar un nuevo sistema o tecnología, de enfrentar modificaciones en los procesos de negocios o cuando el equipo se traslada a otro lugar físico es común oír comentarios como “esto es muy complicado, nadie me preguntó, no tengo tiempo, nunca hemos hecho esto antes, va en contra de nuestra cultura, no tenemos los recursos, …” Todas estas son reacciones naturales de las personas que resisten el cambio. Para enfrentar esta resistencia y liderar una transformación, es clave entender cómo funciona, sus componentes y qué estrategias minimizan sus efectos y maximizan los beneficios de un nuevo proyecto.

Una dimensión importante de la Gestión del Cambio se refiere a promover una emocionalidad positiva hacia la transformación, sobre todo si se considera que en las distintas etapas del cambio surgirán diferentes emociones que van desde la negación hasta la confianza. Tenga presente que muchas de las personas de su empresa naturalmente se van a resistir a los cambios. Es fundamental, tener claras las fuentes de resistencia al cambio para generar las condiciones que permitan que el proceso de cambio sea más llevadero para todos.

¿Esta frente a un desafío de transformación? ¿Visualiza que tendrá que gestionar este tipo de situaciones?

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Management en TI: ¿Qué porcentaje de la agenda del CIO debe estar reservada a la innovación?

En las 12 reglas del éxito de Steve Jobs, la innovación está presente: “innova y crea, no copies (...) dedica la mayor parte de tu tiempo en cosas nuevas. Concéntrate en las creaciones importantes y en la innovación”. Es posible seguir esta máxima en los desafiantes tiempos que corren donde el Big Data, la seguridad, el foco en mejorar los procesos del core business, con resultados rápidos en servicio al cliente y experiencia del usuario final, son - entre muchos otros - los retos del CIO.

Le preguntamos a un grupo de Gerentes y consultores en TI qué porcentaje de la agenda del CIO debe reservar para innovación. Si bien la mayoría coincide en que entre un 10 y 25%, también señalan que la innovación no hay que encasillarla en unidades de tiempo, sino que ser una preocupación constante y más bien una actitud que contagie al área TI y a toda la compañía.

La industria también sería una variable que entra en juego a la hora de destinar mayor tiempo y presupuesto a innovación. Los sectores más innovadores son la banca, telecomunicaciones y retail, que según los consultores en TI son los que constantemente se ven más presionados por el cliente final que demanda nuevos productos y mejoras en su experiencia de servicio.

En tanto, el Estudio Nacional de TI del CETIUC (ENTI), viene insistiendo desde el 2012 en la importancia de innovar desde las TI como un desafío permanente. De los más de 150 CIOs y CEOs que aportan sus opiniones al estudio, el 22,4% indica que el tiempo destinado a innovación por parte de la empresa está completamente asociado al área TI; para el 55,1% ese rol lo tiene otra área, pero es apoyada por TI y sólo para el 10,3% esa actividad no es parte de las funciones apoyadas por TI. De hecho, más allá del tiempo, el ENTI muestra que, el rol de innovación en la organización lo tiene el CIO en un 40,1%.

Finalmente, la relación con un CEO que promueva la innovación en sus lugares de trabajo también es clave para la agenda del CIO. Según el Ranking Most Innovative Companies 2014, los altos directivos de empresas destinan un tercio de su tiempo a la innovación y en las 10 empresas top del ranking, hay gerentes de innovación cada vez más cerca de su Gerente General.

Al respecto el ENTI también aporta datos interesantes, ya que para los CEOs posibilitar la innovación en el negocio es su prioridad en un 30,8% y ese objetivo de negocio debe ser facilitado por el área TI.

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Management: Vacaciones y TI

Hay consenso entre los profesionales de la salud y de desarrollo organizacional que las vacaciones aumentan la productividad laboral. También lo hay en que las tecnologías y plataformas de información deben estar disponibles siempre. ¿Cómo puede descansar tranquila el área TI?; ¿Cómo lograr el justo equilibrio entre las vacaciones y la continuidad operacional de los equipos en la empresa? Acá entregamos algunos tips que pueden ayudar en esta tarea:

1. Planifica con suficiente antelación, idealmente antes que el resto de la organización, las vacaciones del Área TI: considerando reemplazos operativos y de soporte.
2. Distribuye el trabajo en pares, de tal manera que el conocimiento de los nuevos proyectos que coinciden con la etapa estival o los que están por entrar en producción, estén compartidos y se puedan manejar contingencias adecuadamente.
3. Recuerda, la responsabilidad no se delega. Los dueños de los proyectos siguen siendo los mismos y son responsables de entregar todos los protocolos e información para resolver contingencias mientras no estén presentes. El cliente no debe resentir el cambio temporal de contrapartes.
4. Planifica las subidas a producción y pruebas, considerando el impacto que éstas tendrán:
   • Internamente, asegurándote que las competencias técnicas para resolver problemas post puesta en producción estarán disponibles. Externamente, el impacto que tendrá en la organización del cliente.
   • Es un período ideal para realizar pruebas, cambios de plataformas y tecnologías, al existir una menor cantidad de usuarios se puede tener un mayor control de las contingencias que puedan surgir una vez en producción.
5. Entrega pautas de seguridad para los que se mantendrán conectados durante sus vacaciones:
   • Habilita una VPN en caso de ser necesario
   • Considera un antivirus y solución antiphishing para conectarse a través de cualquier red Wi-Fi pública.
   • Si los ejecutivos se llevan sus dispositivos con datos importantes, recomienda hacer una copia de seguridad antes de irse.
6. En caso de que los ejecutivos claves de TI se mantengan disponibles, es bueno establecer expectativas sobre su capacidad y disponibilidad; agregando una notificación para alertar a los demás que su respuesta puede tardar un poco más  e indicando las coordenadas de las personas a cargo.

Si bien estos consejos pueden ser útiles a la hora de tomar el merecido descanso, la realidad es que para que cualquier negocio y/o Área TI opere adecuadamente debe estar ordenada, con protocolos de trabajo establecidos, las tareas bien repartidas y funciones claras. Si no lo ésta, el período de vacaciones puede ser una buena oportunidad para organizar todo.

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Gestión del Cambio: ¿sabe en quién y cuándo invertir?

La gestión del cambio es una pieza clave en la adaptación de las personas, en procesos de implementación de nuevas tecnologías o cambios en el negocio. Saber a qué equipos de trabajo poner mayor atención, identificar líderes y personas con influencia puede hacer la diferencia entre un proyecto que alcance y mantenga los beneficios obtenidos en el largo plazo y otro que no.

La gestión del ciclo de vida de la adopción tecnológica es una buena estrategia y método de gestión del cambio, esencial para asegurar los resultados esperados en cualquier proyecto de transformación del negocio: gestionando las comunicaciones, motivando a las personas y capacitándolas.